Proyectos

Por qué fracasan los proyectos y cuándo usted, como director del proyecto, tiene que decir “¡Alto!”

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¿Dar por vencido o continuar? Muchos directores de proyectos se hacen esta pregunta en la agitada vida diaria. Porque incluso si se ha puesto mucho corazón y alma en el proyecto: cientos de horas de trabajo, miles de correos electrónicos, un número incalculable de reuniones y enormes sumas de dinero no pueden ocultar el hecho de que un proyecto ha terminado.

Entonces, ¿cuándo realmente vale la pena seguir invirtiendo energía en un proyecto? ¿Cuándo tiene sentido ceñirse a la idea original? ¿Cómo admites el fracaso? Y lo que es más importante, ¿cómo se detiene realmente el proyecto sin perder la cara?

Consuélate, casi todas las empresas, tarde o temprano, tienen un proyecto que tenía buenas intenciones en cuanto a la idea, pero que simplemente ha resultado inviable con el tiempo.

En este post presentamos los primeros indicios de un proyecto fallido. Descubrirá cuándo realmente se puede guardar un proyecto y cuáles son las razones más comunes por las que los proyectos fallan. Por supuesto, también le diremos cómo cancelar correctamente su proyecto.

¿Qué es el fracaso de todos modos?

En primer lugar: el fracaso es la imposibilidad de lograr las metas establecidas debido a factores disruptivos. Un proyecto se define básicamente por cuatro requisitos: los objetivos, los recursos requeridos, la delimitación a otros proyectos y la organización del proyecto. Un proyecto ha fallado si se terminó prematuramente o si al menos una de las cuatro condiciones mencionadas no se pudo cumplir, y eso significa que un proyecto terminado también puede haber fallado.

¿Cuáles son los primeros signos de un proyecto fallido?

Los primeros miembros del equipo del proyecto comienzan a reflexionar: ¿Realmente todavía vale la pena continuar con el proyecto? Al mismo tiempo, el departamento vecino puede preguntarse: ¿Por qué existe este proyecto? Y mientras tanto, se ha dado cuenta por sí mismo de que su proyecto es realmente solo una cosa: un verdadero desperdicio de recursos.

En resumen: hay malestar tan pronto como se trata de su proyecto. Y a más tardar en este punto, debería preguntarse seriamente si su proyecto todavía tiene sentido.

¿Cuándo se puede guardar aún su proyecto?

Pregúntese por qué se apega al proyecto. ¿Están sus colegas realmente equivocados con su opinión? Si puede responder de manera convincente a estas preguntas para usted y sus colegas de confianza, mucho mejor.

Entonces es posible que desee pensar en cómo hacer que el resto de sus colegas que cuestionan el proyecto vuelvan a su lado. Sin embargo, la realidad suele ser diferente: en tales situaciones, a menudo ya no puede responder las preguntas de tal manera que continuar con el proyecto todavía parece convincente, ni para usted ni para los demás. En este caso, para evaluar objetivamente si todavía hay esperanza, las siguientes preguntas pueden ayudarlo:

  • ¿Los nuevos desarrollos internos o externos ponen en peligro su proyecto actual?
  • ¿Son los objetivos de su proyecto quizás demasiado ambiciosos y, por lo tanto, incluso utópicos?
  • ¿El trabajo en equipo en el equipo del proyecto sigue siendo realmente eficiente?
  • ¿Hay errores visibles en el programa que ya no puede corregir?
  • ¿Todavía puede llamar a consultores internos o externos o ya es demasiado tarde?
  • ¿Qué razones hacen que los proyectos fracasen?

Independientemente de si se trata de un proyecto grande o pequeño, ya sea que se trate de procesos internos o solicitudes de clientes externos, los proyectos generalmente fracasan al final por razones similares. Desafortunadamente, la lista no es exactamente corta. Te presentamos las razones más habituales.

1. Vergüenza emergente

Una de las principales razones para ceñirse a proyectos inestables es la vergüenza. Este hecho significa que los proyectos no se debaten críticamente a tiempo y, por lo tanto, no se vuelven a encaminar ni se terminan.

Esto es comprensible hasta cierto punto, después de todo, casi ningún gerente de proyecto quiere admitir que no puede completar su proyecto. Esto se debe a que muchas empresas aún carecen de una cultura de error positiva.

El fracaso no debería ser una vergüenza siempre y cuando lo hayas dado todo.

Muchos inventos de nuestro tiempo han resultado de proyectos fallidos. Entonces, si un proyecto ya no tiene sentido desde su punto de vista, debe tener el coraje de recomendar su entorno. Hacer una previsión de los costos incurridos y los que se incurrirían si el proyecto continuara, y definir el valor agregado real del proyecto.

Dependiendo de cómo resulte este pronóstico, es más fácil dar por terminado el proyecto. Si no hay valor agregado visible, pero los costos son sustanciales, la junta o la gerencia también aceptarán el fracaso.

2. Objetivos poco claros

¿Por qué los proyectos fallan en absoluto? No es raro que los objetivos sean los culpables. Los objetivos siempre deben estar formulados específicamente, medibles y alcanzables, parecer atractivos y tener un marco de tiempo claro. En resumen, los objetivos deben establecerse mediante el método SMART. Entonces, automáticamente evita formular metas vagas que nunca logrará. Por lo tanto, tómese mucho tiempo, especialmente para el punto de establecimiento de objetivos antes del inicio del proyecto. Suele ser la mitad de la batalla para evitar que los proyectos fallen.

3. Calendario

Lees mucho sobre gestión del tiempo. Particularmente en los proyectos, los paquetes de tareas específicos, los plazos establecidos, las prioridades correctas y el seguimiento adecuado de esa planificación del tiempo son factores de éxito muy importantes.

Si el cronograma es inestable porque los plazos se subestimaron o se establecieron poco realistas, los hitos individuales no se pueden lograr, se necesitan más recursos para volver a la normalidad y eso implica costos adicionales; en resumen, comienza el círculo vicioso y el proyecto falla. condenado antes de que realmente comenzara.

4. Mala comunicación

La comunicación es el principio y el fin de los negocios diarios, no solo entre colegas o de gerente a empleado, la comunicación también juega un papel importante en los proyectos.

Un intercambio regular entre los miembros del equipo y la transmisión de información relevante a todas las partes interesadas son necesarios para llevar a cabo un proyecto con éxito. Las partes interesadas incluyen el equipo del proyecto, la junta directiva, gerentes de nivel superior, colegas de otros departamentos, personal externo del proyecto, agencias o proveedores y muchos más. Dependiendo de la constelación del proyecto, el número de partes interesadas puede variar de vez en cuando.

La falta de comunicación adecuada puede tener consecuencias fatales. Por ejemplo, el cliente no comprende en absoluto qué opciones de implementación tiene usted, como contratista, o usted, como contratista, malinterpreta por completo los deseos de su cliente.

Las consecuencias son resultados indeseables, tiempo perdido y costos innecesarios. Por lo tanto, debe garantizar la transparencia y un flujo continuo de información en todo momento y en cada paso de su proyecto; nuestros consejos sobre las reglas de comunicación en el equipo del proyecto también pueden ayudarlo.

5. Conflictos internos

Al igual que la mala comunicación, la falta de empatía o de habilidades sociales puede generar conflictos. Y es también por eso que los proyectos pueden fallar.

Recuerde siempre: muchos miembros del equipo del proyecto no han aprendido cómo comunicarse diplomáticamente y con aprecio, cómo evitar conflictos, y mucho menos cómo desactivar los conflictos que han surgido y cómo resolverlos de manera satisfactoria para todas las partes.

Aquí se requiere una opinión objetiva, que se espera de usted como gerente de proyecto. Cuando las opiniones se congelan, los implicados ya no podrán dejarse desviar de su punto de vista. Está sesgado: el marketing, por ejemplo, depende de su idea, pero a la gerencia no le gustan los números y TI dice que no puede implementar el proyecto. A menudo, una cierta terquedad, tal vez incluso prejuicios, arrogancia o cosas por el estilo, influyen en ello.

6. Cálculo incorrecto

El cálculo inicial de su proyecto es puramente una estimación. Durante un largo período de tiempo puede haber cambios y, por lo tanto, desviaciones de su cálculo original. Podemos ver esto una y otra vez en los medios: escuchamos sobre explosiones de costos dramáticas, especialmente en proyectos del sector público y otros.

Para evitar esto de la mejor manera posible, debe prestar atención a tres cosas: al comienzo del proyecto, solo obtenga ofertas calculadas seriamente de sus proveedores de servicios, planifique un búfer para posibles cambios y tenga esto en cuenta desde el principio al planificar los recursos.

7. Malas herramientas

Los proyectos también tienden a fracasar porque se utilizan las herramientas incorrectas y, por lo tanto, los requisitos técnicos deficientes. Al principio, piensa detenidamente si las posibilidades existentes en tu empresa son suficientes para llevar a cabo el proyecto con éxito. ¿Son las condiciones actuales quizás incluso una ventaja porque todos los empleados están familiarizados con ellas y el nuevo software simplemente consumiría un tiempo valioso en términos de capacitación? ¿O las herramientas existentes no son adecuadas para las medidas deseadas? Luego, debe comenzar con tiempo para seleccionar el software adecuado y capacitar a los miembros del proyecto en él.

Desafortunadamente, también hay proyectos en los que solo se da cuenta tarde de que las herramientas utilizadas no están dando los resultados deseados, por ejemplo, debido a cambios. Entonces depende de usted reconocer esto, reaccionar y evitar costos y recursos innecesarios.

8. Falta de competencia

No es raro que los empleados con la mayor competencia profesional o la afiliación empresarial más larga sean nombrados miembros de los equipos de proyectos o incluso directores de proyectos. No hay nada de malo en eso por ahora. Si usted es responsable de formar el equipo del proyecto, debe asegurarse de que los miembros del equipo se complementen bien entre sí. No te ayuda si tienes mucha competencia profesional pero ninguna competencia social o la capacidad de trabajar en equipo entre los empleados, porque entonces los miembros del equipo no se motivarán ni se apoyarán entre sí. Al mismo tiempo, no te servirá de nada si eres un jugador absoluto de equipo, pero no tienes la experiencia necesaria en el equipo.

9. Funciones poco claras

No solo la falta de habilidades o unilaterales obstaculizan el progreso de su proyecto, una distribución poco clara de roles también puede conducir al fracaso. Por lo tanto, comunique desde el principio qué miembro del equipo tiene que hacer qué y qué espera de él. De esta manera, puede evitar malentendidos y permitir una colaboración fluida.

10. Alta rotación

Desafortunadamente, los colegas que trabajan en su proyecto generalmente no son solo parte de su equipo. A menudo, solo participan temporalmente en el proyecto y todavía tienen sus propias tareas sobre la mesa, tal vez incluso proyectos paralelos. Puede suceder que no haya tiempo suficiente para tu proyecto o, peor aún, que algunos empleados tengan que dejar tu equipo durante el proyecto. Por lo tanto, la fluctuación de palabras clave no es infrecuente en el trabajo diario de un proyecto.

Por lo general, esto no es un problema y puede compensar rápidamente tales fallas. Sin embargo, si los miembros del equipo se quedan en movimiento, esto puede hacer que los proyectos fallen.

11. Aspectos ambientales desatendidos

Dependiendo de la industria en la que se encuentre, si es un proyecto interno o externo, y qué partes interesadas están involucradas, los aspectos ambientales también pueden hacer que los proyectos fracasen. Particularmente en proyectos estatales o patrocinados por el estado, el descuido de los aspectos ambientales es a menudo una razón por la que surgen retrasos y costos inesperados que dejan un proyecto inactivo. Por cierto, el medio ambiente puede significar tanto la naturaleza como la población.

12. Sin reflexión

Por último, pero no menos importante, cuando se completa un proyecto, ya sea exitoso o no, siempre debe revisarse. Pero eso es exactamente lo que a menudo se descuida. Por lo tanto, recomendamos: Haga una lista de todas las cosas que cree que salieron bien y que desea considerar en proyectos futuros, lo que comúnmente conocemos como lecciones aprendidas.

Luego creas una segunda lista con todos los puntos que no salieron de manera óptima desde tu punto de vista y agregas sugerencias de mejora. Luego, puede utilizar ambas listas para hacer una lista de verificación a la que puede consultar para todos los proyectos futuros.

Si reflexionas conscientemente sobre cada proyecto de esta manera, puedes ampliar tu lista de verificación con el tiempo y optimizarla para que gestiones tus proyectos con más éxito.

¿Qué proyectos fracasan con especial frecuencia?

Ya hemos dicho que, en principio, cualquier proyecto puede fracasar y eso no es una pena. Las razones son en su mayoría similares y se pueden encontrar en la lista anterior. Aún así, se puede decir que algunos tipos de proyectos tienen más probabilidades de fracasar que otros, por ejemplo:

  • Los proyectos grandes fracasan con mucha más frecuencia que los proyectos más pequeños.
  • Los proyectos en los que el nivel de participación de la dirección es bastante bajo tienen menos éxito que aquellos en los que participan la dirección y las partes interesadas.
  • Los proyectos rígidos en estos días tienen muchas menos posibilidades de éxito que los proyectos ágiles.

Por tanto, ten en cuenta los posibles motivos de los fallos de vez en cuando y trabaja en la gestión y optimización de todos los aspectos en los que puedas influir de la mejor manera posible.

¿Cómo rompes tu proyecto con dignidad?

Si llega al punto en que ya no puede continuar, tiene razón en preguntarse: ¿Cómo? Para que puedas terminar tu proyecto con dignidad y también explicar el fracaso a tu dirección y a tu equipo de proyecto, te recomendamos los siguientes pasos:

  • Admita el fracaso del proyecto a su dirección y al equipo del proyecto.
  • Indique los criterios por los que desea detener el proyecto.
  • Señale las consecuencias negativas de continuar el proyecto: explosión de costos, desperdicio de recursos valiosos, etc.
  • Admita abiertamente sus decisiones equivocadas.
  • Nombra los logros que fueron malos o inadecuados.
  • Apele a la gerencia de que el fracaso es parte del avance.

Confíe a los miembros del equipo del equipo del proyecto nuevas tareas para que se sientan valorados para emprender algo nuevo de inmediato.

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6 comentarios en “Por qué fracasan los proyectos y cuándo usted, como director del proyecto, tiene que decir “¡Alto!”

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